Fundo de caixa das lojas: definir, repor e controlar

Publicado a 29 de setembro de 2026 · 8 min de leitura

Todas as lojas precisam de pagar pequenas coisas na hora: um detergente que acabou, uma lâmpada, uma chave, um estacionamento. O fundo de caixa existe para isso. Sem regras, torna-se uma segunda caixa sem dono, com talões perdidos e diferenças que ninguém explica. Com regras simples, é um dos controlos mais fáceis de manter em todas as suas lojas.

O que é um fundo de caixa

É um valor fixo em dinheiro, entregue a uma pessoa em cada loja, para despesas pequenas e urgentes. Também se chama fundo fixo. A regra que o torna controlável é esta:

Dinheiro em cofre + comprovativos das despesas = valor do fundo. Sempre.

A reposição devolve exatamente o que foi gasto e aprovado. Depois de reposto, o fundo volta ao valor inicial. Se a soma não bate, há uma diferença para explicar.

Quanto deve ter cada loja

Não há um valor certo. Há um método:

1. Veja as despesas pequenas de cada loja nos últimos meses: quanto, com que frequência e de que tipo.
2. Defina o fundo para cobrir o período entre duas reposições, com alguma folga, e não mais do que isso. Dinheiro parado é dinheiro exposto.
3. Aceite valores diferentes por loja. Uma loja com mais equipamentos, mais horas de abertura ou mais longe do escritório gasta de outra maneira.
4. Reveja o valor quando o fundo se esgota antes da reposição ou chega ao fim do mês quase intacto.
5. Registe por escrito o valor de cada loja e quem o tem.

Quem é responsável

• Uma pessoa por loja, normalmente o gerente, e um substituto para férias e ausências.
• Troca de responsável, contagem a dois. Quem sai e quem entra contam o fundo juntos e assinam a passagem.
• Cofre próprio. O fundo fica separado da caixa das vendas. Não se paga uma despesa com dinheiro das vendas, nem se «empresta» dinheiro do fundo à caixa. Quando as duas se misturam, nenhuma das contagens bate.

O que pode e o que não pode ser pago

Faça uma lista curta do que pode ser pago: consumíveis que faltam, pequenas reparações, transportes e estacionamentos em serviço. Defina também um valor máximo por despesa. Acima dele, a loja pede antes de gastar.

Não se paga pelo fundo:

• adiantamentos ou empréstimos a pessoas;
• multas e coimas, incluindo as de estacionamento, que não são gasto dedutível (Código do IRC, artigo 23.º-A, n.º 1, alínea e));
• salários, prémios ou gratificações;
• faturas de fornecedores habituais, que seguem o circuito normal de pagamento;
• faturas de 1 000 € ou mais. A lei obriga as empresas a pagá-las por um meio que identifique quem recebe, como transferência ou cheque nominativo. Dividir o valor em vários pagamentos não resolve, porque os pagamentos contam em conjunto. Pagar em numerário 3 000 € ou mais é proibido (Lei Geral Tributária, artigo 63.º-E).

Como documentar cada despesa

Fatura sempre em nome da empresa, com o NIF. Numa fatura, o nome e o NIF do adquirente são obrigatórios quando este é uma empresa (Código do IVA, artigo 36.º, n.º 5). Numa fatura simplificada, o NIF do adquirente também tem de constar quando é uma empresa (artigo 40.º, n.º 2). Quem compra diz o NIF antes de pagar.

Porque importa:

• IVA. Só se deduz o IVA de faturas em nome da empresa (artigo 19.º, n.º 2). E nem todo o IVA é dedutível: o artigo 21.º exclui, por exemplo, despesas de alojamento, alimentação e bebidas, transportes e portagens, e as despesas com carros ligeiros de passageiros, com exceções que o seu contabilista conhece.
• IRC. O gasto tem de estar documentado, com o nome e o NIF do fornecedor e da empresa, o que se comprou, o valor e a data. Quando o fornecedor é obrigado a emitir fatura, o comprovativo tem de ser a fatura (Código do IRC, artigo 23.º, n.os 3, 4 e 6). Se faltarem esses elementos, o gasto não é dedutível (artigo 23.º-A, n.º 1, alínea c)).
• Sem documento, a despesa não é aceite como gasto e paga tributação autónoma de 50 %, ou 60 % num ano com prejuízo fiscal (Código do IRC, artigos 23.º-A, n.º 1, alínea b), e 88.º, n.os 1 e 14).

Mais quatro regras práticas:

• Escreva o motivo da despesa e quem a fez, no próprio documento ou no registo.
• Fotografe a fatura no dia. O papel térmico apaga-se.
• O talão do terminal de pagamento não é fatura. Prova que pagou, não o que comprou.
• Acima de 100 €, peça fatura, e não fatura simplificada: a uma empresa, a fatura simplificada só se passa até esse valor (Código do IVA, artigo 40.º, n.º 1).

Estacionamento, portagens e transportes. Nestes serviços, o fornecedor pode cumprir a obrigação de faturar com o próprio bilhete ou talão, sem identificar quem paga (Código do IVA, artigo 40.º, n.º 5). Por isso, um parque de estacionamento não é obrigado a passar fatura (AT, informação vinculativa n.º 10561). As portagens têm uma regra a mais: o talão vale como fatura (Despacho n.º 138/2013-XIX), e o extrato da Via Verde também, se trouxer o nome, a morada e o NIF da empresa e o detalhe das passagens (informação vinculativa n.º 23917).

O que isto quer dizer para o fundo:

• Aceite o talão e escreva no registo a data, o local, a matrícula e o motivo. É isso que liga a despesa ao serviço.
• IVA: o dos talões de estacionamento e de transporte não se deduz, porque não são faturas (artigo 19.º). O das portagens só se deduz nas viaturas que dão esse direito, como as de mercadorias com até três lugares.
• IRC: falta ao talão o nome e o NIF da empresa. Nas deslocações em carro próprio, a AT aceita o reembolso de portagens e estacionamento como gasto, desde que documentado (Ofício-Circulado n.º 20257/2023). Nos carros ligeiros de passageiros da empresa, estes encargos pagam tributação autónoma (informação vinculativa n.º 26197).
• Sem documento nenhum: o reembolso pode ser tratado como rendimento de quem o recebe e o gasto pode não ser aceite (Ofício-Circulado n.º 20257/2023), por isso peça sempre que possível o talão, o recibo ou o extrato da Via Verde.
• Quando puder, peça fatura com o NIF da empresa.

O tratamento contabilístico de cada caso, combine-o com o contabilista.

Reposição

• Periodicidade fixa, por exemplo mensal, e uma reposição extra se o dinheiro descer abaixo de um mínimo que tenha definido.
• O responsável entrega o conjunto das despesas. Outra pessoa aprova linha a linha.
• Repõe-se o total aprovado. Uma despesa recusada não é reposta: fica em aberto no nome do responsável até ser regularizada.
• Quem recebe a reposição confirma que o dinheiro entrou no cofre. Até lá, a reposição está a caminho, não está na loja.
• Tudo fica no registo do mês, com as faturas, para a contabilidade.

Contagem e diferenças

No fim de cada mês, o fundo conta-se a dois: notas, moedas e comprovativos. A contagem fica numa folha assinada pelas duas pessoas.

Se o dinheiro mais os comprovativos não derem o valor do fundo, há uma diferença. Regista-se como diferença, com a explicação que houver. Não se acerta com um talão, com dinheiro das vendas nem com dinheiro do bolso de alguém. Quem decide o que fazer com ela não é o responsável do fundo.

Diferenças repetidas na mesma loja pedem uma conversa e, talvez, contagens sem aviso.

Controlos que funcionam

• Valor do fundo definido por escrito, loja a loja
• Um responsável e um substituto
• Fundo separado da caixa das vendas
• Faturas com o nome e o NIF da empresa, com o motivo escrito
• Nenhum pagamento de 1 000 € ou mais pelo fundo
• Quem gasta não aprova a própria reposição
• Contagem mensal a dois, assinada
• Contagem sempre que muda o responsável
• Diferenças registadas, nunca escondidas

E no ZarvoHUB

No módulo de despesas do ZarvoHUB, o fundo de caixa é gerido loja a loja, com reposição. As despesas que as pessoas pagam do próprio bolso entram pela fotografia da fatura ou do talão, com leitura do QR da AT quando existe, e são aprovadas por outra pessoa. No fim do mês, há uma exportação para o contabilista.

Os talões de estacionamento, de portagem e de transporte são aceites no mapa de despesas e no fundo de caixa. O documento fica registado como talão, com o aviso de que substitui a fatura (Código do IVA, artigo 40.º, n.º 5) e de que o IVA não se deduz. Uma portagem sem talão, como a da Via Verde, pode entrar sem anexo: quem a lança diz porque não o tem, e quem aprova vê o aviso e tem de confirmar a viagem. O talão ou o extrato da Via Verde ainda se podem juntar antes da entrega. Na exportação do mês, estas portagens vão numa folha à parte.

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