Mudança de prestador e saída de dados

Última atualização: 30 de setembro de 2026

Os dados da sua empresa são dela. A qualquer momento, pode pedir para os levar para outro prestador ou para os seus próprios sistemas, ou para os apagarmos. Esta página reúne a informação que os artigos 26.º, 28.º e 29.º do Regulamento (UE) 2023/2854 (Regulamento dos Dados) nos mandam dar. As regras que nos obrigam estão nos termos de utilização, cláusulas 9.6, 14.4 e 17. Em caso de dúvida, valem os termos.

Como mudar

Peça por email, para [email protected]. Diga o que quer: mudar para outro prestador, levar os dados para os seus sistemas, apagá-los, ou mais do que uma destas ações. Se mudar para outro prestador, diga-nos qual é e quem trata da mudança do lado dele, no pedido ou até ao fim do pré-aviso. Pode pedir a qualquer momento, também no período inicial do contrato (veja «Quanto custa»).
Pré-aviso de 30 dias, a contar do pedido. Se combinarmos, pode ser mais curto; se o contrato já tiver sido denunciado para uma data anterior, acaba nessa data. O serviço continua como antes.
Período de transição, até 30 dias seguidos. O serviço continua e paga-se o preço habitual. Entregamos a cópia integral dos dados a si ou ao novo prestador que indicar por escrito, por um canal cifrado, no prazo de 10 dias úteis a contar do pedido da cópia (pode fazê-lo logo no pedido de mudança) e sempre antes do fim do período de transição. Respondemos às dúvidas sobre os dados. Pode prolongar este período uma vez, pelo tempo de que precisar, avisando-nos por escrito antes de ele acabar. Se 30 dias forem tecnicamente impossíveis, avisamos no prazo de 14 dias úteis a contar do pedido. Explicamos porquê e indicamos outro prazo, até 7 meses, sempre com o serviço a funcionar.
Fim do contrato. O contrato termina quando nos disser, por escrito, que a mudança está concluída, ou, o mais tardar, no fim do período de transição, do prazo alternativo ou da prorrogação. Se até lá não tivermos entregado a cópia ou corrigido as falhas que nos apontou por escrito, o serviço continua, sem custo, até o fazermos. Avisamos por escrito da data do fim. Se pediu só o apagamento, o contrato termina no fim do pré-aviso e apagamos os dados nos 10 dias úteis seguintes. Se quiser uma cópia antes, peça-a durante o pré-aviso.
Depois do fim da mudança. Enviamos-lhe uma cópia final, com os dados até ao último dia, nos 10 dias úteis seguintes. Durante 30 dias, os dados continuam guardados, com a mesma segurança, e pode pedir nova cópia. Seguem-se mais 30 dias em que o espaço da empresa fica guardado, sem acesso, para o caso de querer voltar (a reposição pode ter um custo, que lhe dizemos antes). Se pediu também o apagamento, estes 30 dias não se aplicam. Depois, apagamos o espaço da empresa, incluindo os ficheiros e as cópias de segurança, e confirmamos por escrito. Pode pedir o apagamento mais cedo. As cópias temporárias dos emails enviados e dos documentos lidos automaticamente apagam-se nos prazos desses serviços, em regra 30 dias. Se pediu só o apagamento, este passo não se aplica: vale o passo 4.

Sem sair do ZarvoHUB, pode pedir a cópia integral a qualquer momento, sem custos, por exemplo para usar os dados noutro serviço ao mesmo tempo. Entregamo-la em 10 dias úteis.

Se vem de outro prestador para o ZarvoHUB, diga-nos que dados tem e em que formato. Indicamos o que a plataforma consegue receber e o que tem de ser registado de novo. O histórico de faturas, por exemplo, importa-se do e-Fatura da Autoridade Tributária.

Que dados leva e em que formatos

Leva todos os dados que a sua empresa guardou ou gerou na plataforma, em todos os módulos. Levam-se também as configurações do seu espaço, os ficheiros, o registo de auditoria e o histórico de alterações. A lista completa está na cláusula 17.6 dos termos.

O quê	Formato
Os dados	Em SQL (PostgreSQL) e cada tabela em CSV, com codificação UTF-8
A descrição dos dados	Dicionário de dados: cada tabela e cada campo, com o tipo e o significado
Os ficheiros	No formato em que estão guardados (por exemplo, PDF, JPEG ou PNG), com um índice que liga cada ficheiro ao seu registo. As fotografias HEIC, as do iPhone, guardam-se em JPEG.
As exportações de cada ecrã	Excel (XLSX), PDF e CSV, na própria plataforma, enquanto os módulos estiverem disponíveis

O registo atualizado das estruturas e dos formatos dos dados está no dicionário de dados. A Comissão Europeia pode vir a publicar especificações comuns ou normas harmonizadas para este tipo de serviço (artigo 35.º do Regulamento dos Dados). Quando isso acontecer, passamos a segui-las e atualizamos esta página.

O que não se transfere:

o código da plataforma;
os dados de segurança do acesso: os resumos das palavras-passe e das sessões, os códigos de entrada e de recuperação e as contagens de tentativas de entrada;
as chaves do próprio ZarvoHUB;
os dados de licença e de versão e os registos técnicos que não resultam do uso da sua empresa;
as distâncias calculadas pelo serviço de mapas, que são conteúdo desse serviço e se apagam, no máximo, ao fim de 30 dias. Os quilómetros aceites em cada mapa vão com os seus dados.

As listas de referência da plataforma (por exemplo, os tipos de contrato) vão com os dados. As credenciais do seu sistema de faturação não vão na cópia: dizemos-lhe quais guardávamos, entregamo-las a pedido e apagamo-las no fim.

Limitações conhecidas

A cópia integral pede-se por email. Ainda não há uma exportação integral feita pela própria empresa nem uma interface de programação (API) para a mudança.
Durante uma suspensão e depois do fim do contrato, as exportações de cada ecrã não estão disponíveis. A cópia integral continua a poder pedir-se.
A cópia segue a estrutura do ZarvoHUB. O novo prestador tem de a converter para o sistema dele.
As palavras-passe não se exportam. Cada pessoa cria uma nova no sistema de destino.
As regras da plataforma, como quem aprova uma despesa, não se exportam. Exportam-se os resultados e o histórico.
Fora da plataforma, as avaliações assinadas e o registo de auditoria deixam de estar protegidos contra alterações.
Dos locais dos mapas de quilómetros, exporta-se o nome que lhes deu e o identificador do local no serviço de mapas. A morada não, porque a plataforma não a guarda.
Uma suspensão por falta de pagamento pode acontecer também durante a mudança; não impede nem atrasa a cópia integral nem a nossa assistência.
Recomendamos que revogue as credenciais do seu sistema de faturação no fim do contrato.

Não conhecemos serviços nossos cuja mudança seja particularmente complexa ou onerosa.

Quanto custa

Preço habitual: o preço de cada módulo é mensal, mais IVA quando devido. Fica escrito na adesão, que recebe antes de aderir, e não muda sem um aviso de 60 dias. Paga-se até o contrato terminar, incluindo o pré-aviso, o período de transição, o período alternativo e a prorrogação. Não se paga se resolver o contrato por incumprimento nosso, nem enquanto o serviço continuar por não termos entregado a cópia ou corrigido as falhas (passo 4).
Encargos de mudança: nenhum. A cópia integral, a cópia final, a assistência, a transferência para o novo prestador e o apagamento não se pagam. A cópia para usar os dados noutro serviço ao mesmo tempo também não. A lei permite encargos reduzidos, limitados aos custos diretos da mudança, até 12 de janeiro de 2027, e proíbe-os a partir dessa data. Nós não os cobramos.
Compensação por cessação antecipada:
- O contrato tem um período inicial de 6 meses, salvo se a adesão indicar outro, até 12 meses.
- Uma denúncia normal feita nesse período só produz efeito no fim dele. Até lá, o serviço continua e paga-se o preço.
- Um pedido de mudança ou de apagamento não espera pelo fim do período inicial. O contrato termina no fim da mudança, ou no fim do pré-aviso, se pediu só o apagamento. Se o contrato terminar assim antes do fim do período inicial, paga uma compensação: metade do preço dos módulos do tempo que faltaria até ao fim do período inicial, contado ao dia, mais IVA quando devido. O pré-aviso e o período de transição pagam-se ao preço habitual e não entram nesta conta.
- Paga a mesma compensação se o contrato terminar antes ao abrigo de outra norma legal, ou se o resolvermos por incumprimento seu.
- Não paga compensação se sair por incumprimento nosso nem nos outros casos da cláusula 17.1, alínea e), dos termos.
Serviços adicionais, como converter os dados para o formato de outro prestador ou carregá-los no sistema dele: só os prestamos se os pedir e aceitar o preço antes.

Onde fica a infraestrutura

A tabela indica onde fica a infraestrutura de cada parte do serviço e a que jurisdição está sujeita.

Parte do serviço	Onde fica e a que jurisdição está sujeita
Base de dados e ficheiros de cada empresa	Num centro de dados na Irlanda, sujeito ao direito da União Europeia e ao direito irlandês. O prestador tem sede em Singapura e usa a infraestrutura de empresas de computação em nuvem com sede nos EUA. Por isso, a infraestrutura pode ficar sujeita também às leis de Singapura e dos EUA. O prestador pode aceder aos dados a partir de fora da União, para suporte e operação.
Cópias de segurança	Feitas todos os dias pelo mesmo prestador e guardadas durante 7 dias. A região onde ficam está por confirmar; o prestador está sujeito às mesmas leis de Singapura e dos EUA. São apagadas com o espaço da empresa.
Funções do servidor	Na rede do mesmo prestador, com as mesmas jurisdições. Correm na região da base de dados de cada empresa, na Irlanda.
Páginas da plataforma e encaminhamento de email	Na rede de distribuição de uma empresa com sede nos EUA, com servidores em vários países, sujeita também ao direito dos EUA. Não guarda os dados que as empresas registam. Encaminha o correio dos endereços zarvohub.com sem guardar o conteúdo.
Envio de email	Empresa com sede nos EUA, sujeita ao direito dos EUA. Guarda cada email e os registos nos EUA, durante 30 dias.
Leitura automática de documentos	Empresa com sede na Irlanda, de um grupo com sede nos EUA, sujeita também ao direito dos EUA. Guarda os documentos nos EUA, pode processá-los noutros países e apaga-os em 30 dias, salvo os que os seus sistemas de segurança assinalem.
Cálculo de distâncias	Serviço de mapas de uma empresa com sede na Irlanda, de um grupo com sede nos EUA, com tratamento na União Europeia e nos EUA. Trata os dados como responsável próprio.
Caixa de correio do ZarvoHUB	Hoje, um serviço de email de uma empresa de um grupo com sede nos EUA, sujeita também ao direito dos EUA. Recebe os pedidos de suporte e os alertas de funcionamento, que podem incluir nomes de utilizador, e pode guardar os emails fora da União.
Backoffice do ZarvoHUB	Na Alemanha, no mesmo prestador da base de dados, com as mesmas jurisdições. Não guarda os dados que as empresas registam.

As empresas com sede fora da União, e as empresas da União que pertencem a grupos com sede fora dela, podem estar sujeitas também às leis desses países. Em certos casos, essas leis permitem às autoridades pedir acesso a dados.

Proteção contra acessos ilícitos de autoridades de fora da União

Estas são as medidas para impedir que entidades governamentais de países fora da União, ou internacionais, acedam aos dados guardados na União ou os transfiram, quando isso contrarie o direito da União ou o direito português. Valem para todos os dados, pessoais e não pessoais.

Medidas técnicas

Cada empresa tem uma base de dados própria, separada das outras e guardada numa região da União Europeia.
Os dados são cifrados na transmissão e, quando guardados, pelo prestador de alojamento.
O browser nunca lê as tabelas: cada acesso passa por uma função no servidor que confirma quem pede e se tem permissão.
As contas de gestão entram com palavra-passe e um código enviado por email. A plataforma regista quem fez o quê.

Estas medidas protegem contra acessos indevidos à plataforma. Por si, não impedem que um prestador de alojamento seja obrigado pela lei do seu país a dar acesso à infraestrutura. Por isso contam também as medidas seguintes.

Medidas organizativas

Só acedemos aos dados de uma empresa quando é preciso para prestar o serviço, responder a um pedido dela, garantir a segurança ou cumprir a lei.
Analisamos cada pedido de uma autoridade de fora da União. Só o cumprimos se se basear num acordo internacional, como um acordo de auxílio judiciário mútuo. Na falta dele, só o cumprimos se reunir as condições do artigo 32.º do Regulamento dos Dados e, para dados pessoais, do artigo 48.º e do capítulo V do RGPD.
Podemos pedir o parecer da autoridade portuguesa competente para a cooperação internacional em questões jurídicas. Pedimo-lo sempre que o pedido possa tocar na segurança nacional ou na defesa.
Entregamos só o mínimo. Avisamos a empresa antes de responder, salvo quando o pedido serve fins de fiscalização e cumprimento da lei, e só enquanto o aviso puser em risco essa atividade.

Medidas contratuais

Estes compromissos estão na cláusula 14.4 dos termos de utilização e valem para todos os dados.
Para os dados pessoais, os contratos com o prestador da base de dados, com o serviço de envio de email e com a rede de distribuição obrigam esses prestadores a avisar o ZarvoHUB dos pedidos de autoridades, salvo proibição legal, e a entregar só o mínimo. Os dois primeiros aplicam as cláusulas-tipo da Comissão Europeia, que os obrigam também a verificar a legalidade de cada pedido e a contestá-lo quando houver razões para isso; no terceiro, ficam de reserva.
Para os dados que não são pessoais, esses contratos não têm uma cláusula própria. Valem os compromissos do ZarvoHUB na cláusula 14.4.

Dúvidas: [email protected].