Mapa de km e ajudas de custo: o que o mapa tem de ter

Publicado a 29 de setembro de 2026 · 8 min de leitura

Quando alguém da equipa vai no próprio carro a outra loja, ao banco ou a um fornecedor, a empresa paga-lhe normalmente um valor por quilómetro. Esse valor pode não pagar IRS nem contribuições, desde que respeite o limite legal e os pressupostos do regime da função pública. E a empresa só o deduz se tiver um mapa que justifique cada deslocação.

Quando se paga o quilómetro em viatura própria

A compensação por quilómetro é para deslocações ao serviço da empresa, feitas no carro do trabalhador e com o acordo da empresa. Não há uma lei própria para o setor privado: o Código do IRS (artigo 2.º, n.º 3, alínea d), e n.º 14) vai buscar os limites e os pressupostos ao regime da Administração Pública, o Decreto-Lei n.º 106/98. Nesse regime, o uso de automóvel próprio é excecional e depende do acordo do trabalhador e do interesse do serviço (artigo 20.º).

Três consequências práticas:

• O trajeto diário entre casa e o local de trabalho habitual não é uma deslocação em serviço: o quilómetro conta a partir da localidade onde se trabalha (Decreto-Lei n.º 106/98, artigos 2.º e 27.º, n.º 3).
• Podem receber quilómetros os trabalhadores e, se exercerem funções na empresa, os gerentes e os membros dos órgãos sociais. Numa informação vinculativa de 2025, a AT recusou a dedução dos quilómetros pagos a um sócio que só tinha capital e não trabalhava na empresa (processo 26595).
• Se os pressupostos não se cumprirem, todo o valor pago é rendimento do trabalho.

O limite isento: 0,40 € por km

Para transporte em automóvel próprio, o valor de referência é 0,40 € por quilómetro (Portaria n.º 1553-D/2008, n.º 4.º, alínea a)). Do fim de 2010 ao fim de 2023 vigorou uma redução de 10 %, que o baixou para 0,36 € (Decreto-Lei n.º 137/2010, artigo 4.º, n.º 4). Essa redução foi revogada pela Lei do Orçamento do Estado para 2024 (Lei n.º 82/2023, artigo 317.º, alínea d)), a partir de 1 de janeiro de 2024.

A empresa pode pagar mais. A parte acima do limite é rendimento do trabalho dependente, tributado em IRS, e entra na base das contribuições para a Segurança Social (Código dos Regimes Contributivos, artigo 46.º, n.º 2, alínea z), e n.º 3). Só para a Segurança Social, o limite pode subir até 50 % quando o valor mais alto resulta de um instrumento de regulamentação coletiva de trabalho aplicado a todos (n.º 4).

O valor por quilómetro compensa o combustível, o seguro, os impostos e a manutenção do carro. Portagens e estacionamento ficam de fora. Segundo a AT, reembolsam-se à parte, contra documento, não são rendimento do trabalhador e são gasto dedutível para a empresa (Ofício-Circulado n.º 20257, de 21 de junho de 2023). Serve o talão, a fatura ou o extrato da Via Verde com as passagens.

Ajudas de custo não são quilómetros

As ajudas de custo compensam as despesas de quem trabalha fora do sítio habitual: refeições e alojamento (Decreto-Lei n.º 106/98, artigo 8.º, n.º 5). O quilómetro compensa o uso do carro. Na mesma viagem podem existir as duas.

As ajudas de custo seguem os pressupostos do mesmo Decreto-Lei n.º 106/98:

• só há direito a elas em deslocações diárias para além de 20 km do domicílio necessário, ou por dias sucessivos para além de 50 km (artigo 6.º);
• o domicílio necessário é, em regra, a localidade onde a pessoa trabalha (artigo 2.º);
• nas deslocações diárias, paga-se uma parte do valor diário: 25 % se a deslocação abranger a hora de almoço (13h às 14h), 25 % se abranger a de jantar (20h às 21h) e 50 % se implicar alojamento (artigo 8.º).

O valor diário de referência é o da Administração Pública, fixado na Portaria n.º 1553-D/2008 (n.º 2.º). Os cortes de 2010 acabaram em 2024 (Lei n.º 82/2023, artigo 317.º, alínea d)) e, em 2025, os valores subiram 5 % (Decreto-Lei n.º 1/2025, artigo 7.º, n.º 1). Até setembro de 2026, não houve nova atualização. Para o setor privado, a AT toma como limite o valor mais alto fixado para os funcionários públicos; quando as funções ou a remuneração não são comparáveis às da função pública, pode usar-se o valor dos membros do Governo (Circular n.º 12/91).

No estrangeiro valem ainda os montantes da Portaria n.º 1553-D/2008 (n.º 5.º): a atualização prevista no Decreto-Lei n.º 1/2025 (artigo 7.º, n.º 3) depende de uma portaria que, até setembro de 2026, não foi publicada. Confirme estes valores todos os anos.

O resto funciona como nos quilómetros: o excesso é tributado, o mapa é obrigatório, há tributação autónoma e declaração mensal. E não se juntam as duas coisas: se a empresa paga ajudas de custo e também reembolsa as refeições ou o hotel dessa deslocação, as ajudas de custo passam a ser remuneração, sujeita a IRS na totalidade (AT, questão frequente 0255 do IRC).

O que o mapa tem de ter

O Código do IRC exige, por cada pagamento, um mapa que permita controlar as deslocações, «designadamente» os locais, o tempo de permanência e o objetivo. Com viatura própria, junta-se a identificação da viatura e do proprietário e o número de quilómetros (artigo 23.º-A, n.º 1, alínea h)). A lista da lei não é fechada. Em informações vinculativas, a AT acrescentou o motivo da deslocação, o valor por quilómetro e o valor total (processo 26595), e entendeu que o mapa deve estar assinado pelo trabalhador, mesmo quando é preenchido num portal com utilizador e palavra-passe (processo 1784/21).

Na prática, cada linha do mapa deve ter:

• nome e NIF de quem se deslocou
• data da deslocação
• origem, destino e paragens intermédias
• motivo concreto («inventário na loja 12», e não «serviço»)
• hora de saída e de regresso (é o tempo de permanência que a lei pede)
• quilómetros do percurso
• matrícula e proprietário da viatura
• valor por quilómetro e total
• assinatura do trabalhador e aprovação de quem autorizou

O que acontece sem mapa

• IRC: sem mapa, o gasto não é dedutível (artigo 23.º-A, n.º 1, alínea h)).
• Tributação autónoma: os quilómetros e as ajudas de custo não faturados a clientes pagam 5 %, exceto na parte tributada em IRS (Código do IRC, artigo 88.º, n.º 9). Num ano com prejuízo fiscal, a taxa sobe 10 pontos (n.º 14). O mapa não evita esta taxa. Só não há tributação autónoma quando o valor é faturado ao cliente e aparece discriminado na fatura; uma menção genérica a despesas de deslocação não chega (processos 26595 e 28764).
• Declaração mensal de remunerações: estes valores entram na DMR até ao dia 10 do mês seguinte ao pagamento, incluindo a parte não sujeita a IRS, que se declara com o código A22 (Código do IRS, artigo 119.º, n.º 1, alínea c), subalínea i); instruções da DMR).

Erros comuns

• Os mesmos quilómetros redondos todos os meses.
• Mapas feitos em dezembro para o ano inteiro.
• «Visita a lojas» como destino, sem percurso nem motivo.
• A ida de casa para o trabalho metida no mapa.
• Pagar os quilómetros e, na mesma viagem, a fatura do combustível: o valor por quilómetro já o compensa.
• Carro de um familiar sem o proprietário identificado.
• Quilómetros escritos de memória, sem conferir a distância.
• Ajudas de custo e quilómetros somados num único valor.
• Ajudas de custo e, na mesma deslocação, o reembolso das refeições ou do hotel.
• Mapas sem assinatura ou sem aprovação.

E no ZarvoHUB

No ZarvoHUB, o mapa de km usa a distância calculada, e não quilómetros escritos à mão; quando os quilómetros escritos se afastam da distância calculada (mais de 1 km e mais de 5 %), é pedida uma justificação. O trabalhador assina o mapa no ecrã, ao entregá-lo com a declaração, e outra pessoa aprova-o. Portagens e estacionamento, que ficam fora do valor por quilómetro, entram no mapa de despesas do mês: fotografa-se o talão, o extrato ou a fatura (o QR da AT é lido quando existe), a despesa fica em «Por completar» e, depois de aprovada, é paga para o IBAN confirmado. No fim do mês, há uma exportação para o contabilista.

Um talão fica registado como talão, com o aviso de que substitui a fatura (Código do IVA, artigo 40.º, n.º 5) e de que o IVA não se deduz. Uma portagem sem talão, como a da Via Verde, pode entrar sem anexo: o trabalhador diz porque não o tem, e quem aprova vê o aviso e tem de confirmar a viagem. O talão ou o extrato da Via Verde ainda se podem juntar antes da entrega. Na exportação do mês, estas portagens vão numa folha à parte para o contabilista.

Saiba mais em Despesas e quilómetros.